Si riporta di seguito un interessante articolo, a cura del Marconi World Office di Firenze e postato sul blog ufficiarredati.info, che spiega come funziona il servizio di segrataria virtuale e i suoi vantaggi.
“Ogni imprenditore conosce le sfide implicate nella gestione di un business in crescita, specialmente nel passaggio dalla fase di start-up a quella che caratterizza un’azienda di medie dimensioni.
In questa delicata fase il primo ostacolo che ci si trova a dover affrontare è quello della reperibilità telefonica per i potenziali clienti.
Per molti giovani imprenditori e startupper assumere in proprio personale di segreteria è infatti assolutamente fuori questione. Molti si immedesimano quindi nel ruolo di “imprenditori tuttofare”, facendosi carico della gestione del telefono e delle mansioni d’ufficio, con inevitabili conseguenze negative dovute alle costanti interruzioni e al calo di concentrazione.
Da qui una domanda, o meglio una serie di domande: come assicurarsi una reperibilità ottimale a costi sostenibili senza essere costretti a farsi carico del lavoro di segreteria? Come ottimizzare i costi senza rinunciare a un servizio di qualità? Come evitare di perdere telefonate importanti e di conseguenza potenziali clienti?
I servizi di segretariato a distanza che negli ultimi anni stanno popolando il mercato europeo sono un chiaro segno di quanto queste tematiche rappresentino un’esperienza comune per molti giovani imprenditori.
Come funziona una segretaria virtuale
Quando si parla di segretaria virtuale però, ben pochi sanno di cosa si tratta e molti pensano subito ad una voce registrata, simile alla vecchia segreteria telefonica. Niente di più sbagliato! Una segreteria virtuale è una vera e propria assistente telefonica a tua disposizione 24h/24, che grazie ad un semplice trasferimento di chiamata riceve le telefonate e le gestisce secondo le disposizioni precedentemente fornite. Quando sei impegnato con un cliente o ti trovi in riunione, una voce professionale gestirà le tue telefonate in maniera personalizzata assicurando a chi ti cerca che provvederai a ricontattarlo quanto prima. Al termine di ogni chiamata viene garantito un aggiornamento in tempo reale sulle richieste dei chiamanti, che può essere ricevuto a scelta per e-mail o tramite SMS. Il servizio è pensato per chi ama la flessibilità: non vi sono obblighi di contratto minimo e può essere attivato e disattivato con un semplice click. Potrai quindi spegnere il telefono in tutta tranquillità e concentrarti sulle questioni importanti senza essere costantemente interrotto dal telefono che squilla.”
Questi sono i motivi a favore della segreteria on-line riportati da un articolo di un blog dove però non vengono evidenziate le carenze di questo servizio qualora lo stesso venisse gestito da call center stranieri, da casalinghe con figli che magari prendono le telefonate con pianti di bambini in sottofondo e dove magari chi chiama si trova a dover interloquire sempre con una persona diversa.
Il solo fatto di ricevere le telefonate 24h/24 dà pensiero…. la domanda che sorge è: “chi risponde realmente e da dove”? Per questo agli utenti di questi servizi consiglio sempre di affidarsi ad un Business Center qualificato e anche se il servizio può apparentemente sembrare più costoso spesso sono pacchetti omnicomprensivi senza servizi aggiuntivi che a volte arrivano a triplicare il prezzo base. Inoltre la professionalità dell’imprenditore si vede anche da un primo step che il cliente ha con la segretaria al telefono e credetemi nessuno vi chiama alle 2 di notte per fissare un appuntamento di lavoro!
Ilaria Bonini – SegretariaOnLine Roma Parioli
