Ma chi sono queste segretarie virtuali di cui si parla tanto ultimamente?
Noi, due segretarie virtuali in carne ed ossa con tanto di divisa e targhetta portanome, cercheremo di fare un po’ di chiarezza su questa nuova figura professionale.
La segretaria virtuale non è una casalinga che risponde da casa mentre cucina o bada ai bambini. Non è nemmeno la signora pensionata che vuole professionalmente sentirsi ancora utile. Tantomeno è la ragazza inesperta appena diplomata che si affaccia per la prima volta al mondo del lavoro.
La segretaria virtuale è una persona competente, professionale e qualificata da anni di esperienza lavorativa, grazie ad un continuo aggiornamento, supportata da tutti i mezzi che una segretaria dovrebbe possedere (telefono, computer, fax, oltre ai tradizionali carta e penna!). Non a caso le segretarie virtuali lavorano all’interno di un Business Center, centri che offrono uffici arredati operativi con l’assistenza di una segreteria centralizzata.
Una delle mansioni basilari della segretaria virtuale è sicuramente la gestione del contatto telefonico.
Abbiamo avuto la presunzione di stilare un piccolo “decalogo della segretaria virtuale”:
1. Rispondere velocemente alla telefonata, se possibile anche già dopo il primo squillo, o comunque nel più breve tempo possibile, in modo da offrire un’immagine efficiente dell’azienda che in quel momento rappresentiamo.
2. Premesso che il nostro cliente può chiedere di personalizzare la risposta al suo numero dedicato, far sempre seguire il nome dell’azienda da un cordiale saluto.
3. Utilizzare il famoso “sorriso telefonico” durante il corso della telefonata. Può sembrare assurdo ma si riesce a percepire la differenza tra una persona che risponde sorridendo da una che non lo fa. In questo modo si cerca di comunicare positività attraverso il tono della voce.
4. Parlare sempre con voce tranquilla, cordiale e decisa. Aiuta a far sentire che siamo in grado di poter svolgere qualunque compito voglia affidarci.
5. Parlare un buon italiano, evitando di utilizzare inflessioni dialettali o modi di dire decisamente poco professionali.
6. Se abbiamo bisogno di effettuare qualche verifica e quindi mettere il cliente in attesa, inserire la musica di cortesia.
7. Lasciare che l’attesa si prolunghi per troppo tempo può indurre il cliente a pensare che non siamo in grado di gestire la situazione o che ci siamo dimenticati di lui.
8. Un semplice “trucco” da utilizzare quando chiamiamo il cliente al cellulare: chiedere se lo stiamo disturbando o se preferisce rimandare la conversazione ad un altro momento.
9. Filtrare le chiamate in base alle direttive rilasciate dal cliente. Nel caso si verifichino insistenze cercare di non perdere la pazienza e rispondere con cortese fermezza.
10. Chiudere la telefonata ringraziando per aver chiamato, rassicurare sul certo recapito del messaggio e augurare una buona giornata.
Metterà tutti di buon umore!
Speriamo di essere state d’aiuto alle colleghe e aver rassicurato i nostri potenziali clienti.
Buon lavoro a tutti!
Noemi Avella & Stefania Marciano – SegretariaOnLine Roma Eur
Tag: Business Center, parco dè medici, Roma, segretaria virtuale